Conditions d’utilisation et règles de Confidentialité

Politique en matière de vie privée

Date de révision: 15 novembre 2023

Introduction

Chez ScopServ, nous nous engageons à protéger la confidentialité des renseignements personnels de nos clients et des utilisateurs de nos produits et services. Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour assurer la confidentialité de ces renseignements, notamment en mettant en place des politiques et des procédures rigoureuses afin de nous conformer entièrement à la Loi sur la protection des renseignements dans le secteur privé du Québec, et à l’ensemble des lois et des règlements en la matière au Canada, en Europe et en Afrique du Sud.

ScopServ s’assurera également de mettre en place des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou la destruction non autorisés de tout renseignement personnel sous sa garde et son contrôle.

Par renseignement personnel, les Lois entendent tout renseignement concernant une personne permettant de l’identifier. Ceci inclut entre autres votre nom, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, genre, renseignements bancaires, renseignements quant à votre emploi, santé ou autre.

Politique en matière de vie privée

Cette politique décrit les principes et les pratiques que ScopServ suit dans le traitement des renseignements personnels.

Cette politique traite de l’information suivante :

●      Portée et application

●      Comment nous obtenons votre consentement pour recueillir et utiliser vos renseignements personnels

●      Comment et pourquoi nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels

●      Divulgation d'information

●      Détails sur l’endroit où vos renseignements sont stockés, protégés et sur la durée de conservation

●      Utilisation de nos sites web et de l'infolettre

●      Accession, correction et retrait des renseignements personnels que nous détenons

●      Avec qui vous devez communiquer si vous avez des questions ou une plainte

Portée et application de cette politique

Cette politique s’adresse à tous les clients et utilisateurs des produits, services, sites web, applications et autres offerts par ScopServ.

Dans certains cas, nos produits et services, ou ceux offerts par un fournisseur de services tiers à nos clients ou utilisateurs, ont leurs propres politiques en matière de vie privée.

Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels de nos clients et de nos utilisateurs des services, que nous recueillons, utilisons ou divulguons.

Cela comprend votre nom, votre adresse, votre adresse courriel, votre mode de paiement pour vos services, la façon dont vous utilisez nos services, dont nos sites web, l’utilisation du réseau et l’information recueillie par les tiers, comme les bureaux de crédit. Cela comprend également les adresses IP, les adresses URL, l’information sur la transmission de données, le temps que vous passez sur les sites web, ainsi que le temps que vous passez sur nos applications et l’utilisation que vous en faites.

Consentement

ScopServ considère que votre consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels sera valablement fourni :

1. S’il est donné expressément par votre acquiescement écrit ou oral;
2. Si vous fournissez volontairement des renseignements personnels dans un but évident;
3. Si vous ne vous opposez pas à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels par ScopServ dans un délai raisonnable après que ScopServ vous a clairement informé, incluant par l’entremise de la présente politique, de son intention de se faire et des fins poursuivies.

Dans certains cas, ScopServ peut recueillir des renseignements personnels sur une personne sans son consentement, conformément aux Lois ou tout autre loi ou règlement le permettant.

Par exemple, lorsque vous nous fournissez votre adresse, il est convenu qu’elle est utilisée à des fins de facturation et de prestation de services. Toutefois, si nous traitons des renseignements de nature plus sensible, comme la vérification de crédit, nous vous demanderons votre consentement explicite. Nous obtiendrons aussi votre consentement explicite à des fins de marketing.

C’est à vous que revient toujours le choix de donner à ScopServ votre consentement. Toutefois, en décidant de ne pas accorder un tel consentement, vous pouvez limiter notre capacité de vous proposer des produits, des services ou des offres.

Comment et pourquoi nous recueillons des renseignements personnels

Les renseignements que nous recueillons à votre sujet, nous les obtenons principalement de vous. Nous le faisons lorsque vous vous abonnez à de nouveaux produits ou services, lorsque vous apportez des changements à votre compte, lorsque vous communiquez avec nous par téléphone, par courriel ou par clavardage, lorsque vous consultez un de nos sites web ou utilisez une de nos applications, lorsque vous participez à nos forums en ligne ou lorsque vous utilisez nos réseaux.

Dans le but de vous offrir des produits et services, ScopServ recueille les renseignements personnels pour plusieurs raisons, notamment les raisons suivantes :

●      Vous offrir les produits et services que vous avez achetés de ScopServ, les facturer et en recouvrer le paiement;

●      S’assurer que les réseaux de ScopServ fonctionnent et protéger leur intégrité;

●      Confirmer ou valider votre identité et nous assurer que vos renseignements sont exacts et à jour;

●      Assurer la conformité à nos modalités de service et à la politique d'accord d'usage non abusif;

●      Nous conformer aux obligations juridiques et aux exigences réglementaires.

Nous pouvons recueillir des renseignements pour gérer les risques en matière de crédit et les risques commerciaux, recouvrer des créances en souffrance, détecter, prévenir et gérer les activités frauduleuses ou d’autres activités non autorisées ou illégales et pour enquêter sur celles-ci.

Divulgation d’information

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels pour nous conformer à toute ordonnance du tribunal, loi ou procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, pour faire respecter ou appliquer nos conditions d’utilisation et autres accords ou si nous croyons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de ScopServ ou d’autres personnes. Cela comprend l’échange de renseignements avec d’autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude.

Nous pouvons transférer les renseignements personnels que nous collectons ou que vous fournissez comme décrit dans la Politique à des fournisseurs de services et d’autres tiers que nous utilisons pour soutenir notre entreprise. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles nous les divulguons et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la Politique et en respect des Lois.

À moins que vous ne fournissiez votre consentement explicite, ou que cette divulgation soit requise aux termes d’une obligation légale, nous communiquerons seulement vos renseignements personnels, sans votre consentement, aux organismes ne faisant pas partie de ScopServ dans les circonstances particulières suivantes :

●      À une personne qui, selon notre jugement raisonnable, agit comme votre mandataire pour obtenir des renseignements;

●      À une autre compagnie de téléphone, quand les renseignements sont requis pour fournir le service de téléphonie et que la communication est effectuée de façon confidentielle;

●      À un fournisseur de services ou à un autre agent dont nous avons retenu les services, comme une agence d’évaluation du crédit, pour la gestion du compte, le recouvrement de factures en souffrance apparaissant à votre compte ou pour évaluer votre solvabilité.

Stockage et rétention

Les renseignements personnels de nos clients ou des utilisateurs de nos services peuvent être stockés ou traités au Canada ou à l’étranger. Ils seront protégés par des mesures appropriées, mais peuvent être assujettis aux lois du pays où ils sont conservés.

ScopServ conservera vos renseignements personnels aussi longtemps qu’il est nécessaire seulement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pendant assez de temps pour vous permettre d’accéder à l’information si elle a été utilisée dans une décision qui vous concerne ou concerne votre compte. L’information dont nous n’avons plus besoin sera détruite ou dépersonnalisée.

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos renseignements personnels afin qu’ils ne puissent plus être associés à vous. Nous nous réservons le droit d’utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins légitimes, sans autre préavis ni consentement de votre part.

Nous ne recueillons ni ne conservons les renseignements suivants :

●      Le contenu des conversations téléphoniques rendues possibles par nos réseaux (exclusion faite des appels reçus et enregistrés par le personnel de notre Service à la clientèle, ces enregistrements étant effectués à des fins de contrôle de la qualité et de formation);

●      Le contenu des messages texte de nos clients et des messages contenant des photos et des vidéos qui leur appartiennent;

●      Le contenu des applications utilisées par nos clients.

ScopServ ne vend pas de renseignements à des tiers.

Sécurité des données

La sécurité de vos renseignements personnels est très importante pour nous. Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.

Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sûre à 100% ni à l’abri d’une erreur. Par conséquent, nous ne pouvons malheureusement pas garantir une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée, veuillez nous contacter immédiatement en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous. Si nous avons connaissance d’une brèche de sécurité touchant vos renseignements personnels, nous vous en informerons et nous aviserons aussi les autorités compétentes dès que possible, conformément aux Lois.

Sites web de ScopServ

Cette politique s’applique aux renseignements que nous recueillons, utilisons ou divulguons sur les sites web de ScopServ.

Les sites utilisent des fichiers témoins. Le fichier témoin est un petit fichier texte sauvegardé sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur. Ce fichier est complètement inoffensif et ne peut contenir de virus.

Les sites peuvent inclure des liens vers des sites Web tiers, des plug-ins, des services, des réseaux sociaux ou des applications. Cliquer sur ces liens ou activer ces connexions peut permettre au tiers de collecter ou de partager des renseignements vous concernant. Si vous suivez un lien vers un site tiers ou utilisez un plug-in tiers, veuillez noter que ces tiers ont leurs propres politiques de confidentialité et nous ne prenons aucune responsabilité pour ces politiques. Nous ne contrôlons pas ces sites tiers et nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.

À travers votre utilisation du site, vous acceptez les termes et conditions de la politique. Tout changement fait à cette politique sera publié sur la présente page.

Infolettre

Cette politique s’applique aux renseignements que nous recueillons et utilisons concernant les contacts qui reçoivent l’Infolettre de ScopServ.

Nous utilisons une combinaison de technologie qui nous permet de retracer et d’identifier les personnes qui ouvrent l’Infolettre en ligne. Ces outils nous permettent de vérifier les adresses de courriel, ainsi que les dates et heures de réception et d'ouverture des messages, afin de nous permettre d'optimiser la transmission des courriels et le contenu de l’Infolettre.

La confidentialité des utilisateurs est préservée en tout temps.

Accès et correction de vos renseignements personnels

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos renseignements personnels changent.

Selon les Lois, vous avez le droit de demander l’accès et de corriger les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de les vérifier. Vous pouvez en contester l’exactitude et l’intégralité et demander des modifications, selon le cas, en nous faisant parvenir une demande d'accès ou de correction de renseignements personnels.

Les demandes d’accès ou de correction doivent être faites par écrit et adressées au responsable de l’accès à l’information. La demande doit fournir suffisamment de détails pour permettre à ScopServ de traiter la demande. ScopServ répondra dans les 20 jours, à moins qu’il ne prolonge le délai autorisé par les Lois.

Si vous êtes préoccupé par notre réponse en regard de vos informations personnelles ou si vous souhaitez corriger les renseignements fournis, vous pouvez nous contacter par courriel à [email protected].

Retrait de votre consentement

Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l’utilisation et au transfert de vos renseignements personnels, vous pouvez avoir le droit légal de retirer votre consentement dans certaines circonstances. Pour retirer votre consentement, le cas échéant, contactez-nous à [email protected].

Veuillez noter que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir un service particulier. Nous vous expliquerons alors l’impact du retrait de votre consentement pour vous aider dans votre décision.

Modification de notre politique de protection des renseignements personnels

Nous avons pour politique de publier sur cette page toutes les modifications que nous apportons à notre politique de protection des renseignements personnels.

Nous incluons la date de la dernière révision de la présente politique en haut de la page. Vous êtes responsable de visiter périodiquement notre site et la présente politique pour vérifier tout changement.

Engagement de conformité

Pour tout commentaire, question ou demande concernant cette politique de protection des renseignements personnels et nos pratiques de confidentialité, veuillez nous écrire à : [email protected].

Nous avons mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou demandes de renseignements concernant notre traitement des renseignements personnels, notre conformité à cette politique et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Si vous n’êtes pas satisfaits de la façon dont ScopServ a traité vos renseignements personnels, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec. Une plainte écrite peut être déposée auprès de la Commission en consultant la page suivante : https://www.cai.gouv.qc.ca/diffusion-de-linformation/services-et-formulaires/.